Mails, Collaboration App, Intranet und Video-Telefonie – Mitarbeiter fühlen sich von der Vielzahl an Anwendungen überfordert. Die Zusammenarbeit im Team leidet darunter. Es gilt: weniger ist mehr.
„Dieses Tool ist wie ein Leistungssportler, dem man zwei Flaschen Rotwein verabreicht hat: ambitioniert, aber unverständlich“, klagt der Kollege. Viele Unternehmen, die effizienter und vor allem effektiver in der Zusammenarbeit werden wollen, setzen auf digitale Tools – und überfordern damit ihre Mitarbeiter. Nicht nur, weil so manches Tool ambitioniert und unverständlich scheint, sondern weil da noch das Intranet ist, in dem der CEO seine Transformationsgelüste verlautbart. Und das Outlook mit den Mail-Tsunamis der Kollegen und Kunden. Und die abgehalfterte Software aus dem Geburtsjahr von Marc Zuckerberg, die man mit Urlaubsanträgen und Zeiterfassungsdaten füttern muss. Die Folge: Allgemeine Verunsicherung und Genervtheit der Mitarbeiter, die sich rasch für mehr oder weniger subtilen Widerstand erwärmen und lustlos aneinander vorbei kommunizieren. Am produktivsten sind dann nur die laufenden Kosten für das digitale Durcheinander. Was also tun?
Tools für eine bessere Zusammenarbeit: Abchecken und ausmisten
Klar ist: die Art der Zusammenarbeit muss zur bestehenden Unternehmenskultur passen. Bevor man neue Lösungen erwägt und alte verabschiedet, ist es wichtig, den Status quo der virtuellen Zusammenarbeit zu erheben: wie arbeiten und wie kommunizieren die verschiedenen Projektteams und Abteilungen miteinander? Wo gehen Zeit, Energie und Ressourcen verloren? Was benötigen die Mitarbeiter tatsächlich? Und wie sollen und vor allem wollen sie künftig zusammenarbeiten? Es schadet hier übrigens nicht, die Mitarbeiter nach ihrer Meinung zu fragen.
Manchmal ist es sinnvoll, Collaboration Tools mit freiwilligen Mitarbeitern zu testen und nach und nach einzuführen. Wichtig ist jedenfalls die Sensibilisierung und ermutigende Heranführung durch die Führungskräfte. Letztlich ist es so wie beim Kleiderschrank zuhause: wenn man Neues kauft, muss das Alte irgendwann weg. Ausmisten unattraktiver und unnötig gewordener Anwendungen ist dann angesagt.
Generell gilt: weniger ist mehr. Je übersichtlicher, intuitiver und zeitsparender die Nutzung digitaler Lösungen zur Zusammenarbeit ist, desto besser.
Grob gesagt gibt es zwei Wege für mehr Effektivität in der virtuellen Zusammenarbeit:
1. Automatisierte All-in-one-Lösungen:
Gerade wer agil arbeitet, benötigt ein intuitiv zu bedienendes, umfassendes und bewährtes Collaboration Tool. Diverse Anbieter erweitern ihre Portfolios stetig, um möglichst viele Bedarfe der Unternehmen abzudecken. So hat Marktführer Slack vor wenigen Tagen den Workflow Builder gelauncht. Slack bietet damit nicht nur den virtuellen Austausch von Messages, Informationen und Dokumenten innerhalb eines Teams, Projekts oder Video-Calls, sondern automatisiert auch die Arbeitsabläufe wie das Onboarding, Reiseanträge und Arbeitszeiterfassung. Man kann Ausfallzeiten in Echtzeit an sein Team melden, neue Teammitglieder mit Willkommensgruß und ersten Updates auf den neuesten Stand bringen, Anfrage-Formulare für Reiseanträge, Vorfallsberichte und Updates maßgeschneidert erstellen. Slack stellt auch eine Workflow-Bibliothek mit Vorlagen zur Verfügung. Der große Vorteil von Slack ist: es lässt sich mit unzähligen anderen Diensten verknüpfen und ist damit für die meisten Unternehmen kompatibel. Auch Mitbewerber Samepage bietet eine All-in-One-Lösung mit Videokonferenzen, File- und Screensharing sowie Echtzeit-Zusammenarbeit in Dokumenten an.
Collaboration Tools im Vergleich:
Der Nachteil bei Collaboration Tools ist allerdings: da sie userzentriert sind, können Sicherheitsrisiken auftreten. Immerhin werden sensible Daten, unternehmensinterne Informationen und häufig informelle Nachrichten in der Cloud eines externen Anbieters gespeichert – und das oft ohne Absprache mit der IT-Abteilung, gibt es doch verführerische Freemium-Angebote, die zum „einfach-mal-Ausprobieren“ verleiten. Wichtig: Europäische Kundendaten müssen DSGVO-konform in Europa gespeichert werden. Microsoft hat seinen 100.000 Mitarbeitern im vergangenen Juni verboten, Slack zu nutzen – aufgrund von angeblichen Sicherheitsbedenken. Man schwört die Mitarbeiter aufs hauseigene Microsoft Teams ein – nicht ganz uneigennützig, ist das doch die größte Konkurrenz von Slack.
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2. Unified Communications & Collaboration:
Nutzen die Mitarbeiter bereits verschiedene Kanäle zur Zusammenarbeit wie Instant Messaging, Videokonferenzen sowie Desktop- und Filesharing, bietet sich eine unternehmensinterne Unified Communications (UC) Plattform an. Sie führt alle Anwendungen übersichtlich zusammen. Klassischerweise gehören dazu Skype for Business oder Cisco Unified Communications, die zentral von der IT-Abteilung gewartet werden. Inzwischen werden diese Lösungen auch um Collaboration Tools erweitert, die den klassischen UC-Markt bisher aufgemischt haben. Die Cross-Plattform M.io integriert etwa die Kommunikation von Microsoft Teams, Webex Teams und Slack. So können diese verschiedenen Kanäle innerhalb eines Unternehmens – oder zwischen Auftraggeber und Kunden – über ein Konto zusammengeführt werden. Wichtig ist, bei UC darauf zu achten, dass alle Endgeräte unterstützt werden, die Bedienoberfläche intuitiv ist und alle gängigen Anwendungen – wie Google Drive oder der Outlook-Kalender – integriert sind. Und: mehr als fünf Software-Lösungen sind nicht ratsam, denn dann wird es unübersichtlich. Die Vorteile von UC sind ein höherer Sicherheitsstandard über einen zentral verwalteten UC-Client sowie die Reduzierung der Anschaffungs- und Wartungskosten durch den Wegfall anderer Anwendungen.
Egal, welche Tools in Unternehmen für eine effektivere Zusammenarbeit verwendet werden, Führungskräfte sollten regelmäßig hinterfragen, ob die Belegschaft sie auch nutzt – und wenn nicht, heißt es: den Ursachen auf den Grund gehen und mit den Mitarbeitern neue Lösungen finden. Sie werden es mit mehr Produktivität danken.
