"Ein agiles Team bilden? Mal eben so? Da saß ich nun mit einer herausfordernden und sicherlich auch spannenden Aufgabe." Welche Hürden kommen auf agile Projektleiter zu? Wie motiviert man die Kollegen? Coach und Trainer Jörg Tausendfreund berichtet aus eigener Erfahrung.
Direkt aus dem Leben… "Bilden Sie doch mal eben ein agiles Team!" – ich erinnere mich nicht mehr ganz genau an den original Wortlaut, aber so oder so ähnlich war die Formulierung, als ich vor einiger Zeit bei einem meiner Kunden saß und wir den nächsten Schritt in Richtung eine effektivere Art und Weise der Projektgestaltung nachgedacht haben.
Mein Kunde hatte einen berechtigten Bedarf, die Projektarbeit war aktuell alles andere als zufriedenstellend, für keinen der Beteiligten - weder für die Geschäftsleitung noch für die Mitarbeiter. Neue Ansätze sollten gefunden werden und dabei helfen frischen Wind in die Projektbearbeitung zu bekommen. Da schien es im Leitungskreis angebracht, „agil zu werden“ – und die Vorstellung war dabei, dass dies auch quasi mit einem Fingerschnippen und ein paar "Methödchen" direkt und einfach umzusetzen wäre. Mit „Sie machen das schon“ und „wichtig ist, dass wir schnelle Resultate erzielen“ war das Gespräch dann auch schon fix beendet… oder besser fast beendet. Denn „mal eben so ein agiles Team bilden“ ist leider oder zum Glück gar nicht so einfach. Gerade in Unternehmensumgebungen, die heute noch primär sehr hierarchisch und in Silos organisiert sind und wo Innovation in der Arbeitsweise sich dadurch auszeichnet, dass den Mitarbeitern ein Tischkicker (zur Benutzung nach der eigentlichen Arbeit) hingestellt wird, ist das agil werden leichter gesagt als getan.
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Doch was braucht es denn um ein agiles Team zu bilden? Oder geht das nur in agilen Unternehmen?
Zum einen ist es aus heutiger Sicht relativ unwahrscheinlich, dass die Mehrzahl der Unternehmen einen kompletten Wandel zum Agilen gehen wird (braucht es bestimmt auch nicht) und zum anderen braucht es für den Start ins agile Dasein doch etwas mehr als nur ein paar Methoden aus dem agilen Handbuch.
Agilität kann auch nicht einfach nur so „im Supermarkt gekauft“ werden.
Damit ein agiles Team entstehen oder besser gebildet werden kann braucht es zuerst einen Rahmen, in dem sich das Team bewegen kann beziehungsweise darf. Dieser Rahmen muss durch die Führung gestaltet und werden und die Erwartungen an die Mitarbeiter, an das agile Team, im Voraus geklärt sein. Erstklassige Team-Ergebnisse sind mehr als die Summer von herausragenden Einzelleistungen. Essentiell ist dabei auch das Gesetz der kleinen Teams zu beachten und schon allein über die Größe des Teams die Komplexität so gering wie möglich zu halten, denn je mehr Menschen in einem Team gemeinsam agieren, desto herausfordernder werden die Notwendigkeiten zur Abstimmung, Koordination und gelingenden Kommunikation.
Die Mitarbeiter sollten die Chance bekommen zu einem agilen Team zu werden. Also tatsächlich einen begleiteten Entwicklungsprozess hin zum agilen Arbeiten zu durchlaufen. Denn agil ist eben nun mal mehr als coole Sachen machen und dabei Spaß und Freude haben. Agile Teams werden gebildet, weil sie für das Unternehmen eine wunderbare Chance sind, Glanzleistungen zu erbringen. Agil muss dabei zur Aufgabe passen. Ein agiles Team bilden ist mehr als nur Menschen zusammenbringen und sie über die Anwendung von agilen Methoden zu informieren oder das agile Manifest für alle sichtbar aufzuhängen. Vielmehr geht es darum die Teammitglieder dabei zu begleiten eine agile Haltung zu entwickeln, zu lernen und zu verstehen was agil sein kann und bedeutet und wie agile Methoden mit Sinn und Verstand ausgewählt und angewendet werden können.
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In dieser Episode gibt Jörg Tausendfreund 3 Tipps zum produktiveren und fokussierteren Arbeiten.
Ein agiles Team bilden bedeutet in besonderem Maße einen Rahmen zu bieten. Ein erlebbares Leitbild und im weiteren Verlauf das Leben einer agilen Kultur für die Teams und/ oder Bereiche in denen das agile Arbeiten geschehen soll. Ein agiles Team braucht so wie jedes andere Team auch eine Führung. Besonders bei einem neu zu bildenden Team, mit Menschen die bisher mit agil nicht viel Berührung hatten, ist es wichtig, Orientierung und Sicherheit zu bieten. Ein solches Team braucht das Vertrauen darauf, dass ihm ihr Team-Leader den Rücken frei hält. Ein solches Team braucht das Erleben von Bindung und Loyalität. Und agile Führung eines solchen Teams bedeutet dabei nicht basisdemokratisch Entscheidungen treffen, sondern viel zu kommunizieren, schlüssig zu begründen und das Team einzubeziehen. Es ist wichtig, dass es gelingt diesem Team einen Arbeitsprozess zu schaffen, der Sicherheit bietet und ermöglicht, Kreativität und Arbeitsleistung voll zu entfalten.
Es geht darum, für das Team den „Flow“ zu ermöglichen, das heißt den Rahmen zu schaffen, dass sich die Teammitglieder auf ihre Aufgabe einlassen und mit einer gewissen Sicherheit – in einem geschützten Rahmen – an ihrer Aufgabe arbeiten können und vielleicht (oder besser ganz bestimmt) sogar Spaß dabei haben. Gleichzeitig ist es wichtig, das Team auf die Wichtigkeit von Arbeitsergebnissen zu fokussieren, denn als Team agil werden bedeutet eben nicht „Tischkicker spielen“. Und gleichzeitig ist es von entscheidender Bedeutung, das neue agile Team über verbindende Erlebnisse eine Identität als Team entwickeln zu lassen. Teamspirit auf der einen Seite und geeignete Kollaborationstools auf der anderen Seite helfen das Team in eine positive Gruppendynamik zu führen. Und weil wir hier mit Menschen arbeiten ist es wichtig zu realisieren, dass besonders das „sich finden“ des Teams seine Zeit brauchen wird. Es ist eben nicht möglich einfach so „jetzt agil“ zu sein. Neu ist dabei für viele Unternehmen auch, dass Austausch und Kaffee trinken als Mittel gegen zwischenmenschliche Konflikte eingesetzt und gemeinsame Begegnung einfach auch mal so befürwortet werden sollte, um den Teambildungsprozess zu unterstützen.
Ein Zielbild schaffen
So wichtig wie der Rahmen, die Führung und die Gestaltung des Teams (mit den richtigen Menschen, auch wenn man sich dies manchmal nicht aussuchen kann) für das Bilden eines agilen Teams ist, so wichtig ist es auch für die Mitglieder des Teams Sinn zu empfinden. Ein agiles Team braucht – evtl. sogar noch mehr als jedes andere Team – ein klares WOFÜR (ein klares sinnhaftes Ziel) und damit verbunden klare Aufgaben.
Ach ja… agile Methoden. Agile Methoden sind aus dieser Sicht das Tüpfelchen auf dem i oder das Bindeglied zwischen Haltung und durch das Team zu leistender Arbeit. Agile Methoden sind ohne die richtige Haltung ebenso sinnfrei, wie eine elektrische Bohrmaschine ohne Stromanschluss. Denn nur das verordnete Abspulen von Methoden ohne ein gemeinsames Verständnis und die gemeinsame Haltung wird vor allem nicht nachhaltig stabil werden. Das wäre dann wie musizieren ohne Leidenschaft und würde voraussichtlich genau so enden. Ein Orchester das mit Leidenschaft, mit Herz und mit Sinn spielt wird hingegen virtuos und mit Leichtigkeit, eben mit Flow, Spielen und Spaß haben und quasi ganz nebenbei eine Spitzenleistung erbringen.
Und wie ist es nun mit der Aufgabe „Bilden Sie doch mal eben ein agiles Team!“ ausgegangen?
In diesem speziellen Fall haben wir ein kleines Team gebildet und über mehrere kombinierte Workshops an einem gemeinsamen Verständnis gearbeitet. Die Geschäftsleitung hat uns den Rahmen gegeben, der Team-Leader wurde separat über ein Coaching gestärkt und fit gemacht. Die Methoden haben wir gemeinsam kennengelernt und gemeinsam für dieses Team übernommen – und an der einen oder anderen Stelle so modifiziert, dass es für das Team und die Aufgabe echt Sinn ergeben hat. Gestartet sind wir so vor drei Monaten und Stand heute sieht es für dieses Team sehr vielversprechend aus, denn das Team hat auch in dieser Zeit gelernt mit dem ganz natürlichen Auf und Ab umzugehen und Vertrauen in den Rückhalt bei der Geschäftsleitung gewonnen. Das nächste Review im Rahmen meiner Begleitung steht an und ich bin sehr gespannt darauf zu erfahren und zu verfolgen wie sich das Team weiterentwickeln wird und es schaffen wird als agiles Team in einem „konservativen Unternehmen“ wichtige Impulse und Erfolge zu generieren.
