Mit Hilfe agiler Methoden wie Kanban lassen sich bestehende Prozesse schnell und effektiv optimieren. Dabei werden alle Workflows auf dem Kanban-Board visualisiert und das Projekt in kleine Teilaufgaben zerlegt. Wir erklären, weshalb Sie mit Kanban effizienter arbeiten und liefern alle wichtigen Informationen zu Herkunft und Einsatzgebiet des Systems.
Dieses Video ist ein Auszug der ELUCYDATE Online Trainings zum Thema "Agiles Arbeiten".
Was ist Kanban?
Kanban gilt als einer der einfachsten und am schnellsten umsetzbaren Prozesse des agilen Projektmanagements und erfreut sich neben Scrum in vielen Unternehmen großer Beliebtheit. Warum ist das so? Zum einen lassen sich alle Arbeitsschritte und Workflows unkompliziert in ein übersichtliches Schema einfügen, strukturieren und Schritt für Schritt abarbeiten. Zum anderen ermöglicht der Einsatz eines entsprechenden Kanban-Boards die Visualisierung der Aufgaben für alle Projektbeteiligten. Es geht um Effizienz und Transparenz. Genau diese Elemente zählen zu den Grundpfeilern jeder agilen Methode und unterscheiden sich dahingehend am stärksten von der Vorgehensweise wie Projekte früher, also im klassischen Sinne, bearbeitet wurden.
Kanban-System: Herkunft und Bedeutung
Entwickelt wurde die Methode 1947 von Taiichi Ohno für den Automobilkonzern Toyota. Zu großen Lagerbeständen sagt Kanban den Kampf an. Wenn der Platz knapp ist, wird die umfangreiche Vorratshaltung teuer. Also erdachte Ohno ein Konzept der kurzfristigen Disposition und Reduzierung von Lagerbeständen. Zur Orientierung diente ein Einkauf im Supermarkt: Entnimmt man dem Regal eine Ware bestimmter Art und Menge, wird diese schnellstmöglich entsprechend nachgefüllt. Übertragen auf den Produktionsprozess gibt es bei Kanban Karten, mit Hilfe derer eine Abteilung der jeweils vorgelagerten signalisiert, welche Anzahl und welches Produkt nachproduziert werden soll. Kanban bedeutet im Japanischen so viel wie Karte oder Tafel. Das System feierte in Japan schnell Erfolge und fand in den 70er-Jahren schließlich seinen Weg in die USA und nach Europa.
Einsatzgebiete Kanban in der Arbeitswelt
Kanban im ursprünglichen Sinne, also als System zur Optimierung von Fertigungsprozessen und Reduzierung von Lagerbeständen, ist nicht für alle Branchen und Produkte geeignet. Besonders passend sind Produkte mit hohem Wertanteil, bei denen sich die zu produzierende Menge relativ gut vorab abschätzen lässt. Die Nachfrage sollte dabei nicht zu stark schwanken. Den Begriff Kanban hört man aber auch oft im IT-Umfeld. Dabei werden weniger konkrete Kanban-Techniken adaptiert, sondern vielmehr Konzepte aus dem Lean Management, dem Lean Development und dem Risikomanagement übernommen.
Doch Kanban als agiles Framework, wie es inzwischen in vielen Unternehmen in den Büroalltag integriert wurde, kommt unabhängig von Branche und Fachgebiet zum Einsatz und lässt sich längst nicht mehr nur zur Softwareentwicklung einsetzen. Auch die Größe des Unternehmens – ob Startup oder kleine Agentur, Mittelständler oder international agierender Konzern – spielt keine Rolle. Was zählt, ist das gemeinsame Verständnis eines agilen Mindsets und das kontinuierliche Streben im Team nach Prozessoptimierung.
Wie funktioniert Kanban? Equipment und Umsetzung
Zur Einführung des Systems im Unternehmen bedarf es materiell nur wenig Equipment. Neben einem Whiteboard beziehungsweise einer Tafel oder Pinnwand, die zukünftig als Kanban-Board betitelt wird, werden Post-Its / Tickets (Kanban-Karten) und entsprechendes Schreibwerkzeug benötigt.
Dann kann es losgehen: Zu Beginn jedes Projekts sollte man einen konkreten Ablaufplan gemäß des eigenen Value Streams (deutsch: Wertschöpfungsfluss) erstellen. Dieser wird in mindestens drei Bereiche aufgegliedert, die als Felder auf dem Kanban-Board sichtbar werden:
Feld 1: zu tun (Arbeit, die darauf wartet, getan zu werden),
Feld 2: in Arbeit (Arbeit, die gerade getan wird),
Feld 3: erledigt (Arbeit, die abgeschlossen wurde).
In einem nächsten Schritt geht es um die Aufgaben selbst, die mithilfe der Post-Its an der Tafel visualisiert werden und schließlich nach dem Pull-Prinzip von Spalte zu Spalte „gezogen“, also abgearbeitet werden. Die Anzahl der Tickets pro Feld ist begrenzt – das beugt Multitasking vor und verhindert das Abarbeiten zu vieler paralleler Tätigkeiten. Der sogenannte WIP, Work in Progress, wird limitiert und gemäß der jeweiligen Belastungsgrenze angepasst. Wichtig ist, dass die Kanban-Regeln sowie zuvor festgelegten Sprint-Zeiten, also die Dauer einzelner Bearbeitungszyklen pro Karte, im Team genau eingehalten werden. Der Fluss (Flow) des Projekts ist damit sichergestellt und Fortschritte sind klar erkennbar.
Kanban – Die Rollenverteilung
Im Vergleich zu Scrum gibt es im Kanban-Prozess keine festen Rollen oder eine Art Aufgabenverteilung für die Projektbeteiligten. Klassische Strukturen mit Team-Leitern werden im Sinne des agilen Vorgehens ohnehin gelockert. Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche werden zu Beginn klar definiert, Ideen aus dem Team heraus entwickelt. Jeder ist für die ihm zugewiesenen Kanban-Karten verantwortlich (Eigenverantwortung), arbeitet diese Tickets Schritt für Schritt – Spalte für Spalte – ab und bleibt im ständigen Austausch mit den Team-Mitgliedern. Das motiviert und schafft ein gutes Miteinander.
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Fazit:
Mit Kanban als agiler Methode behalten alle im Team stets den Überblick über ihre Arbeit, Projekte und Ziele (Visualisierung) und fokussieren ein konkretes Thema oder eine Aufgabe. Dank Kanban-Board werden alle im Team über den aktuellen Status Quo des Projekts und eventuelle Hindernisse oder Probleme informiert (Transparenz). Idealerweise werden so auch wichtige Ressourcen wie Zeit oder Geld gespart. Kurz und knapp: Das Projektmanagement generell wird optimiert und die Effizienz gesteigert!
Kanban – Weiterbildungen
Kanban lässt sich sowohl auf einzelne Aufgaben als auch größere Projekte anwenden. Ist der Anfang, der Einstieg ins agile Projektmanagement einmal getan, helfen wir als WEKA Digitales Lernen gerne weiter.
