Im Scrum-Prozess wird einem Team-Mitglied die Rolle des Moderators und Vermittlers zuteil. Warum im agilen Arbeitsalltag die Bedeutung des Scrum Masters zunimmt und welche Eigenschaften er als moderne Coaching-Figur mitbringen sollte, verraten wir in diesem Beitrag.
Agile Methoden zeichnen sich durch kurze Planungs- und Feedback-Zyklen, eine offene Kommunikationsstruktur sowie eine hohe Dynamik aus. Für viele Unternehmen ist das Neuland. Sie stehen vor einer wichtigen Entscheidung: Halte ich an gewohnten, klassischen Strukturen fest und werde höchstwahrscheinlich von Mittbewerbern am Markt überholt oder begebe ich mich selbst auf die Überholspur und lerne, etablierte Strukturen auf ihre Effizienz zu prüfen und Schritt für Schritt auf agile Prozesse umzustellen?
Schon ein einziges, Veränderungen gegenüber offen eingestelltes Kommunikations-Talent kann viel bewirken und die restlichen Mitarbeiter mit seiner agilen Denke anstecken. Dennoch muss der Transformationsgedanke aus dem Team heraus entstehen und in die täglichen Workflows fest integriert werden. Für die Planung komplexer Projekte gibt es im agilen Management entsprechende Vorgehensweisen, die helfen, Prozesse ressourcensparend zu optimieren. Viele dieser Methoden haben ihren Ursprung in der Software-Branche, wie auch Scrum. Der Begriff dürfte vielen vielleicht auch aus dem Rugby-Sport bekannt sein. Übersetzt wird er mit „Gedränge“. Wie auch auf dem Spielfeld geht es darum, ein Team mit unterschiedlicher Rollenverteilung aufzustellen und erfolgreich zum Sieg beziehungsweise ans (Projekt-)Ziel zu führen. Im Vergleich zu anderen Prozessen gibt es im Scrum-Framework nämlich eine klare Mannschafts-Aufstellung, die aus Master, Product Owner und den restlichen Mitgliedern besteht. Insgesamt sollte sich die Teilnehmerzahl idealerweise auf sieben bis neun Personen beschränken.
Wir widmen uns in diesem Beitrag der Funktion und den Aufgaben des Scrum Masters. Diese lassen sich zum Teil auf jeden modernen Coach übertragen und beinhalten wesentliche Grundpfeiler eines agilen Mindsets. Im klassischen Projektmanagement ist er so nicht anzutreffen.
Erfolgreiches Arbeiten findet im Team statt. Dieses organisiert sich selbst und kommt ohne Projektleiter aus. Alle arbeiten gemeinsam in sich wiederholenden, kurzen „Sprintphasen“ am Projekt. Im Sprint Review werden die Fortschritte dann überprüft und gegebenenfalls auch die Teamarbeit modifiziert. Im täglichen Meeting, dem Daily Scrum, wird über Updates, Fortschritte oder Hindernisse informiert. Das sogenannte Product Backlog enthält alle bekannten Anforderungen an das System oder Projekt, während der Sprint Backlog nur diejenigen Features aufführt, die im Zuge des kommenden Zeitabschnitts getätigt werden müssen. Kurz und knapp zusammengefasst geht es bei Scrum darum, einzelne Aufgaben in höherem Tempo und mit geringerem Aufwand zu bewältigen, konkrete Sprints festzulegen – dabei Leerlauf-Zeiten und unnötiges Multitasking vermeiden – und langfristig die Effizienz zu steigern.
Im hektischen Arbeitsalltag kommt das persönliche Gespräch oder der face-to-face Kontakt oft zu kurz. Jeder ist „very busy“, arbeitet seine To-Do Liste ab und versucht ganz nebenbei noch, sein Beruf- und Privatleben – die Work-Life-Balance – in Einklang zu bringen. Doch der Aspekt der offenen Kommunikation und gelungenen Interaktion im Team nimmt gerade im agilen Management einen hohen Stellenwert ein. Der Mensch selbst als soziales Wesen steht im Mittelpunkt und auf seine individuellen Bedürfnisse und Kenntnisse muss eingegangen werden.
Jetzt kommt der Scrum Master ins Spiel. Nicht nur im Rahmen der Daily Scrums sondern generell wird ihm hier die Rolle des stillen Beobachters und Zuhörers, aber aktiven „Hinweisers“ zuteil. Er ist dafür verantwortlich, sämtliche Vorgänge zu „überwachen“, den direkten Austausch, die Abstimmungsfähigkeit und den Informationsfluss zwischen Team und Product Owner zu fördern und für eine gute Arbeitsatmosphäre zu sorgen. Er hat alles im Blick – insbesondere die Stati und eventuellen Updates zu Product- und Sprint Backlog - und ist über sämtliche Abläufe und Aktualitäten informiert.
Schnelle Feedback-Zyklen und eine offene Fehlerkultur sind beides immer wiederkehrende Elemente im agilen Projektmanagement. Sie sind essenziell, wenn es darum geht, flexibel und zeitnah auf mögliche Änderungen zu reagieren. Wo neues entsteht und alte Strukturen überarbeitet werden, kann es zu unvorhergesehenen Hindernissen oder Problemen kommen – sowohl im Prozessverlauf selbst als auch im Verhalten untereinander. Der Master verhält sich als Konfliktmanager, Streitschlichter und Problem-Löser. Während der Sprints schützt er das Team vor störenden äußeren Faktoren. Er strebt nach ständiger Optimierung und versucht, alles in seiner Macht stehende zu tun, um das gesamte Team an das Maximum an Leistungsfähigkeit zu führen. Fehler dürfen gemacht werden – doch muss aus ihnen auch gelernt werden. An dieser Stelle bedarf es jeder Menge Durchhaltevermögen und Hartnäckigkeit als persönliche Eigenschaften.
Wie zu Beginn erwähnt, werden jedem Mitglied gewisse Aufgaben oder – treffender formuliert - Tätigkeitsbereiche passend zur jeweiligen Kernkompetenz zugeteilt. Der Scrum Master trägt nicht nur die Verantwortung für den kompletten Prozess und dessen Implementation, sondern auch für die Einhaltung der Rollen im Team. Während des gesamten Verlaufs, insbesondere aber auch während der Meetings, ist er als Moderator tätig und sorgt dafür, dass die Regeln eingehalten werden und kein Chaos entsteht. Er sorgt für optimale organisatorische Bedingungen, damit die Kommunikation im Daily Scrum reibungslos abläuft. Alle Teilnehmer müssen „dieselbe Sprache sprechen“, aktiv zuhören und dem Rat des Moderators (also des Masters) folgen. Er entscheidet, wann welche Punkte der Agenda behandelt oder gestrichen werden und greift ein, wenn es „brenzlig“ wird. Ein dynamisches Vorgehen steht stets im Vordergrund:
Wo steht das Team?
Was haben wir seit gestern geschafft?
Was wollen wir morgen schaffen?
Was hält uns dabei auf?
Ein essenzieller Bestandteil einer modernen Unternehmenskultur ist der Aspekt der flachen Hierarchien, wie wir sie aus der Startup-Branche kennen. Es gibt keine klassische „Command & Control“ Kultur mehr, das Team organsiert sich selbst und strebt nach kontinuierlicher Weiterbildung. Alle Mitglieder tragen gemeinsam die Verantwortung für den Projektverlauf und sämtliche Zwischenergebnisse. Das mag für den einen oder anderen im Team vielleicht ungewohnt sein. Umso wichtiger ist es, sich als Scrum Master lediglich als Coach, als „Hinweiser“ zu verstehen und nicht als Projektleiter. Er motiviert und treibt zur Höchstleistung an.