Scrum ist eine Methode aus dem agilen Projektmanagement und zeichnet sich durch Iteration, kurze Feedbackzyklen und eine klare Rollenverteilung im Team aus. Wie funktioniert Scrum und welche Aufgaben kommen auf Product Owner, Scrum Master und die Entwickler zu?
Was ist Scrum?
Das Prinzip von Scrum ist in wenigen Worten erklärt: Wie bei allen agilen Vorgehensweisen geht es darum, Aufgaben in kürzerer Zeit und mit geringerem Aufwand als üblich zu bewältigen, um langfristig effizienter zu arbeiten. Scrum will Projektarbeit verschlanken, vereinfachen und verbessern. Der Fokus liegt ausschließlich auf den wirklich wertschöpfenden Aspekten, alles Überflüssige wird außen vor gelassen. Den Rahmen bilden eine regelmäßige und offene Kommunikation unter allen Beteiligten (Daily Scrum), festgelegte Zeiträume (Sprints) mit anschließenden Feedback-Runden (Reviews) und eine klare Rollenverteilung (Product Owner, Scrum Master, Entwicklerteam).
Basierend auf dem agilen Mindset, spielen Werte und Prinzipien wie Commitment oder Selbstorganisation sowie Transparenz und Iteration im gesamten Scrum-Prozess eine maßgebliche Rolle.
Scrum – Herkunft und Bedeutung
Seinen Ursprung findet Scrum, wie die meisten agilen Methoden, im IT-Umfeld. Die Anfänge lassen sich bis in die achtziger Jahre zurückverfolgen. Doch das agile Tool „Scrum“ wurde erst 1995 auf der OOPSLA, einer jährlich abgehaltenen Forschungskonferenz, durch den Scrum-Guide (entworfen und herausgegeben von Ken Schwaber und Jeff Sutherland) weltweit normiert und in über 30 Sprachen übersetzt. Demnach ist Scrum:
„Ein Rahmenwerk, innerhalb dessen Menschen komplexe adaptive Aufgabenstellungen angehen können und durch das sie in die Lage versetzt werden, produktiv und kreativ Produkte mit dem höchstmöglichen Wert auszuliefern.“
Der Begriff Scrum ist außerdem im Rugby Sport geläufig und wird mit „Gedränge“ übersetzt. Wie auf dem Spielfeld geht es auch im agilen Umfeld darum, ein Team mit unterschiedlicher Rollenverteilung aufzustellen und bis zum Sieg oder eben an das (Projekt-)Ziel zu führen.
Aktuellen Umfragen zufolge arbeiten mehr als die Hälfte aller deutschen IT-Abteilungen inzwischen mit der auf einer inkrementellen (schrittweise aufbauenden) Vorgehensweise basierenden Methode Scrum. Doch längst ist das Scrum-Framework aufgrund seiner klaren Regeln und Effizienz auch außerhalb des IT-Bereichs angekommen, mehr und mehr moderne Abteilungen stellen auf die agile Methode um – mit Erfolg. Laut einer repräsentativen Befragung von Bitkom Research (2018) unter deutschen Unternehmen ist Scrum hierzulande die am häufigsten genutzte agile Methode. Branchenübergreifend setzen 79 % auf dieses Vorgehensmodell. Im Handel sind es sogar 91 % und in der Industrie 81 %. Dahinter folgt Kanban mit einer Verbreitung von 17 % über alle Branchen
Vorteile von Scrum
Effizienteres Arbeiten: Scrum mindert den Arbeitsaufwand und orientiert sich stärker an den Wünschen der Stakeholder. Kostbare Ressourcen wie Arbeitszeit werden eingespart und unwesentliche Aspekte sowie solche, die den Ablauf unnötig verlangsamen können, unbeachtet gelassen.
Förderung von selbstorganisiertem Arbeiten im Team
Nähe zum Kunden: Regelmäßige Updates und Feedback-Runden nach und vor den Sprint-Phasen und eine inkrementelle Vorgehensweise verbessern die Abstimmung mit den Auftraggebern.
Früher Startschuss: Scrum erlaubt es, schon zu starten, wenn noch nicht alle Anforderungen feststehen oder eventuelle Änderungen noch eintreten können.
Transparenz: Scrum verbessert durch regelmäßige Standups und eine offene Meeting-Kultur die Zusammenarbeit und den Austausch im Team.
Hohe Reaktionsbereitschaft: Mithilfe von Scrum bleibt das Team flexibel und offen Veränderungen gegenüber. Agilität wird gelebt!
Zeitnahe Realisation neuer Produkteigenschaften bzw. Inkremente: Die Durchlaufzeiten von Projekten sind mit Scrum oft kürzer als bei klassischen Ansätzen.
Kontinuierliche Verbesserung von Prozess-Abläufen
Schnellere Identifizierung von Problemen
Die Rollenverteilung: Scrum Master, Product Owner, Entwicklungsteam
Im Vergleich zu anderen Prozessen gibt es im Scrum-Framework eine Rollenverteilung, die aus Scrum Master, Product Owner und den restlichen Mitgliedern besteht. Der Product Owner „brennt“ für das Produkt. Er sieht die Strategie, weiß um die Pläne und das „Wo wollen wir hin, was brauchen wir dafür?“ Bescheid (Stratege). Seine Aufgabe besteht daher vor allem darin, die richtigen Anforderungen an das Produkt für alle transparent in einer Liste, dem sogenannten Product-Backlog, festzuhalten und diese zu priorisieren.
Der Scrum Master ist insbesondere dafür verantwortlich, die agile Philosophie im Unternehmen zu fördern und zu unterstützen. Er vermittelt zwischen dem Product Owner, dem Projektteam selbst und der gesamten Organisation. Er (oder sie) ist ein Kümmerer, ein Rückenfreihalter, ein Motivator und der gute Geist im Hintergrund – ein Menschenversteher. So gewährleistet der Scrum Master u.a. den Informationsfluss im Team, beseitigt Hindernisse, moderiert Scrum Meetings und hat die Aktualität der eingesetzten Scrum-Artefakte im Blick.
Das Umsetzungsteam steht im Herzen des Scrum-Prozesses, da es für die Umsetzung der Anforderungen in Produktfunktionalität sorgt. Idealerweise ist es crossfunktional angelegt, mit Spezialisierungen in der Tiefe und einem breiten Allgemeinwissen. Das Team organisiert sich selbst. Dabei sollte eine gewisse Höchstanzahl an Teilnehmern nicht überschritten werden, gemäß der Formel 7 plus/minus 2.
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Scrum-Bestandteile: Ereignisse und Artefakte
Alle Teilnehmer arbeiten gemeinsam in sich wiederholenden Sprints am Projekt. Ein solcher Sprint besteht aus drei Phasen (Planning, Review und Retrospektive) und bezeichnet eine festgelegte Zeitspanne, die eingehalten werden muss. Dabei handelt es sich üblicherweise um mindestens eine Woche bis maximal vier Wochen. Das Ziel des ersten Sprints ist zum einen, ein erstes Teilprodukt fertigzustellen, zum anderen die Bedürfnisse des Kunden, die Aufgaben und das Team kennenzulernen. Jeder Sprint stellt eine Iteration der Produktentwicklung dar, an deren Ende ein potenziell auslieferbares Produkt "fertig" ist.
Im täglichen Meeting, dem Daily Scrum, wird kurz und knapp über Fortschritte oder Hindernisse informiert.
Weitere Bestandteile im Verlauf, sogenannte Artefakte, sind der Product Backlog (enthält alle bekannten Anforderungen an das System oder Projekt – eine Art unendliche Aufgabenliste, vom Product Owner erstellt) sowie der Sprint Backlog (führt diejenigen Features auf, die im Zuge des kommenden Zeitabschnitts getätigt werden müssen).
Gefahren bei Scrum
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Rollenverteilung außer Kraft setzen oder lockern: Wurde nicht geklärt, welchem Team-Mitglied welche Rolle zu Teil wird oder vermischen sich die Aufgabenbereiche, kommt es zu Problemen und Verzögerungen im Ablauf. Meetings finden nicht regelmäßig statt, es gibt keine individuelle Unterstützung, Konflikte werden nicht gelöst, Hindernisse nicht systematisch beiseite geräumt. Die Rollenverteilung ist ein essenzielles Element für die erfolgreiche Abwicklung von Scrum.
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Retrospektiven auslassen: Der Sprint, also der Fortschritt im Projekt, wird nicht ausgewertet, die Feedback-Runde entfällt, Probleme werden nicht erkannt und infolgedessen gelöst. Der Ablauf verzögert sich und alle Beteiligten sind über kurz oder lang unzufrieden.
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Zuvor festgelegte Sprint-Zeiten nicht einhalten: Bevor man die Phasen verlängert, sollte man den Ursachen der Verzögerung auf den Grund gehen. Ansonsten werden Probleme im Ablauf nicht erkannt und schließlich nicht behoben, wichtige Lernprozesse kommen nicht in Gang und die positiven Effekte der agilen Methode bleiben aus. Die Timebox (Zeitfenster für einen Prozess) darf im agilen Arbeiten nicht überschritten werden.
Wie starte ich mit Scrum?
Für Projekte mit hoher Komplexität eignen sich agile Methoden wie Scrum besonders gut. Der Prozess und seine einzelnen Bestandteile sowie Rollen sind klar definiert. So kann sich das Team an einen Rahmen, an gewisse Spielregeln halten – auch wenn das Spielergebnis zu Beginn noch offen oder variabel ist.
