Mit Kanban schneller und effizienter ans Ziel

Kanban ist eine effiziente und schnell in die Praxis umsetzbare Methode aus dem agilen Projektmanagement. Die wichtigsten Grundpfeiler und Vorteile des Systems erfahren Sie hier.

Von heute auf morgen ist der Wandel von der klassischen zur agilen Arbeit kaum zu bewerkstelligen. Doch gerade im Zeitalter des digitalen Fortschritts ist diese Umstellung auf Unternehmerseite unerlässlich. Neulingen im Bereich der agilen Organisationsstrukturen wird daher die kontinuierliche Annäherung an das Thema und die damit verbundenen Prozesse wie Scrum, Kanban oder OKR empfohlen.

Einen guten Start in das moderne Management bietet das Kanban-Prinzip.

Schon einzelne Projekte lassen sich auf diese Weise sinnvoll strukturieren und schneller als gewohnt bearbeiten. Denn darum geht es im Großen und Ganzen: Klassische, altgediente Schemata loslassen und sich mithilfe neuer und einfach gehaltener Mechanismen flexibler aufstellen. Der Automobilkonzern Toyota entwickelte Kanban einst, um generelle Fertigungsprozesse optimieren und Lagerbestände reduzieren zu können. Schon damals ging es um Effizienz, Produktivität und vor allem darum, der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein. Heute, Jahre später, findet man diese Theorie in ihren Ansätzen im Projektmanagement wieder.                                                 

Das Wort hat seinen Ursprung in der japanischen Sprache und bedeutet so viel wie (Signal-)Karte. Was man für die Umsetzung in die Praxis braucht, ist schnell erklärt: ein White Board inklusive zugehöriger Marker oder eine traditionelle Tafel beziehungsweise Pinnwand, jede Menge Post-Its und mindestens genauso viele kreative Köpfe. Auch online lassen sich über entsprechende, teilweise kostenlose Tools digitale Boards zur gemeinsamen Bearbeitung anlegen. Das vereinfacht die Kommunikation innerhalb von Team-Mitgliedern an unterschiedlichen Standorten oder beispielsweise aus dem Home Office.

Zentrales Thema des Kanban-Systems ist also die Visualisierung der jeweiligen Aufgaben(schritte).

Das schafft Transparenz über den Status und Fortschritt innerhalb des einzelnen Abschnitts, was generell ein wichtiges Merkmal für das agile Handeln darstellt. Das Projekt wird also in einzelne Stufen zerlegt, die es gilt Stück für Stück abzuarbeiten, was auch parallel passieren darf beziehungsweise soll. Jedes Team-Mitglied weiß um den „aktuellen Stand der Dinge“ Bescheid, alle ziehen am gleichen Strang. Das motiviert und schafft ein gutes Miteinander. Zwangsläufig ist auch ein hohes Maß an Eigenverantwortung und Kreativität eines jeden Mitarbeiters gefragt. Klassische hierarchische Strukturen mit Team-Leitern werden abgelöst oder zumindest gelockert – ebenfalls ein wichtiges Indiz für besagte Agilität. Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche werden klar definiert, Ideen aus dem Team heraus entwickelt.

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Für jeden Workflow gibt eine entsprechende Spalte auf dem Kanban-Board.

So kann jede Karte mit dem „To Do“ von Spalte zu Spalte wandern, bis es schließlich am Ende der Timeline angelangt ist. Die Basis, den sogenannten Value Stream (Wertschöpfungsfluss) bildet eine klassische dreiteilige Strukturierung: „to do“, „work in progress“ und „done“. Diese kann selbstverständlich beliebig aufgestockt oder nochmals untergliedert werden, je nach Projekt und Anwendungsgebiet. Ungewöhnlich viele Karten innerhalb einer Rubrik sollten die Ausnahme darstellen und keinesfalls zur Regel werden.

Auf diese Weise verliert man zu keiner Zeit den Überblick oder läuft Gefahr, einzelne Teilaspekte zu vergessen oder zu verdrängen. Wichtig ist es außerdem, Durchlaufzeiten oder sogenannte Sprints einzuhalten und klare Prioritäten innerhalb der einzelnen Tasks festzulegen. So bleiben halb erledigte Aufgaben nicht liegen. Fortschritte und Veränderungen werden früh erkannt und ein regelmäßiges Feedback aus dem Team sollte eingeholt werden.

Kurz und knapp zusammengefasst: Jeder Mitarbeiter arbeitet die ihm zugewiesene Karte innerhalb einer möglichst kurzen Zeitspanne so effizient wie möglich ab, bis sie schließlich in der finalen Spalte landet. So behält man stets den Überblick, Mechanismen werden vereinfacht und das Projektmanagement generell optimiert.