Zur Visualisierung der Arbeitsabläufe kommt in vielen agilen Teams ein Kanban-Board zum Einsatz. Es dokumentiert die Workflows von der Planung bis zum Abschluss und macht sie für alle Projektbeteiligten transparent. Wir zeigen, wie Sie ein solches Board erstellen.
Transparenz und das Sichtbarmachen aller Arbeitsvorgänge sind zentrale Elemente in der Umsetzung der Kanban-Methode. Als Werkzeug für diesen modernen Ansatz zur Prozessoptimierung aus dem agilen Projektmanagement dient das Kanban-Board, auch als Kanban-Tafel bekannt. Zur Umsetzung braucht es auch nicht viel mehr, weshalb der ursprünglich aus der Software-Branche stammende Prozess sich in vielen Büros und agilen Projektgruppen großer Beliebtheit erfreut. Kanban ist einfach und effizient zugleich und erfüllt damit bereits zwei der Kern-Elemente aus dem agilen Arbeiten.
Wie erstelle ich ein Kanban-Board?
Hier gehts direkt zum Download:
Zur Einführung eignet sich ein klassisches White-Board oder auch eine beliebige freie (Pinn-)Wand im Büro. Ausreichend Platz für mindestens drei Spalten sollte gegeben sein. Je nach Arbeitsumfang, Mitarbeiteranzahl und individuellem Eisatzgebiet werden die verschiedenen Projektphasen auf dem Board sichtbar gemacht. Klassisch erstellen wir drei Spalten mit folgenden Überschriften:
Schon ist das Kanban-Board im eigentlichen Sinne fertig. Es bildet nun den Untergrund für die zugehörigen Kanban-Karten oder -Tickets, die schließlich auf der Tafel angebracht und nach dem Pull-Prinzip von Spalte zu Spalte bewegt werden. Jede Karte steht für eine bestimmte Aufgabe, ein To-Do, und ist einem zuvor definierten Verantwortlichen zugewiesen. So behält jedes Team-Mitglied den Überblick über den Verlauf des Projekts oder mögliche Verzögerungen.
Je nach Anwendungsgebiet lässt sich das Board in seinem Umfang erweitern. Dabei sollte man jedoch Vorsicht walten lassen, um nicht Gefahr zu laufen, den Workflow durch zu viele Phasen unnötig in die Länge zu ziehen. Das Prinzip der Einfachheit hat oberste Priorität. Im Sinne des agilen Arbeitens werden komplexe Verfahren in mehrere, kleine Einheiten zerlegt und Stück für Stück abgearbeitet. So bleibt der Fokus aufs Wesentliche erhalten und zu viele Parallel-Tätigkeiten oder Multitasking-Vorgänge werden vermieden. Ein kurzer Blick auf die Post-Its an der Wand genügt, um eine Aussage über den aktuellen Verlauf und Standpunkt des Projekts zu treffen.
Die Kanban-Tafel gilt oftmals auch als Treffpunkt für das Daily Standup oder Daily Scrum. Dabei handelt es sich um ein regelmäßiges und kurzes – aber effizientes – Zusammenkommen der Projektbeteiligten, um sich über Fortschritte und Erfolge oder auch Probleme auszutauschen.
Alternative für virtuelle Teams: Online-Boards
In Zeiten von Home Office, individueller Arbeitszeit-Gestaltung oder der Zusammenarbeit in virtuellen Teams von unterschiedlichen Standorten mit eventueller Zeitverschiebung ist die Arbeit an einem klassischen Kanban-Board oft nicht möglich. Dann kann auf hilfreiche Online-Tools wie Trello zurückgegriffen werden. Unabhängig von externen Faktoren können die Projektbeteiligten so in Echtzeit miteinander agieren und trotz nicht physischer Präsenz die Zusammenarbeit wahren.
