Im agilen Projektmanagement spielt neben den Methoden das zugehörige Mindset eine wichtige Rolle. Um sich schneller und flexibler auf die Veränderungen im Zuge der Digitalisierung anpassen zu können, muss ein generelles Umdenken in den Köpfen aller Teammitglieder erfolgen.
Nur weil ein Team Kanban als agiles Tool verwendet und einmafl täglich zum Daily Scrum zusammenkommt, ist der Change-Prozess vom klassischen zum agilen Handeln noch nicht vollzogen. Vielmehr müssen die agilen Werte und Prinzipien zunächst verinnerlicht werden. Dann kommt das agile Mindset ins Spiel. Es gilt als Kern der agilen Arbeit. Langfristig effizient ist agiles Arbeiten erst dann, wenn ein agiles Verhalten auf der Basis des Mindsets entstehen und ausgebaut werden kann. Dann werden auch alle vorhandenen Möglichkeiten ausgeschöpft.
Dieses Video ist ein Auszug der Elucydate Online Trainings zum Thema "Agiles Arbeiten".
Zu Beginn legt man ein agiles Wertesystem als Orientierungsrahmen fest. Dieses sollte folgende Elemente beinhalten:
Commitment: Man hat ein gemeinsames Ziel vor Augen und zieht an einem Strang. Diese Aussage ist in den Köpfen aller Projektbeteiligten verankert. Das Projektziel wird zu Beginn klar definiert - im Team und gemeinsam mit den Stakeholdern.
Vertrauen und Respekt: Jeder kennt die Stärken (und Schwächen) des anderen und weiß ebenfalls, wen er zu welchem Fachgebiet um Hilfe bitten darf. Der respektvolle Umgang miteinander ist Grundvoraussetzung für ein gut und erfolgreich zusammenarbeitendes agiles Team.
Offenheit und Mut: Jeder darf seine Meinung frei und offen äußern – und kann diesen Charakterzug auch von den Kollegen erwarten. So wird Missverständnissen und Auseinandersetzungen vorgebeugt.
Einfachheit: Statt Projekte zu verkomplizieren, wird nach einfachen, schlanken Lösungen gesucht, um den größtmöglichen Nutzen zu generieren. Minimaler Aufwand, maximale „Ausbeute“.
Fokus: Jeder im Team fokussiert seine eigene Aufgabe und vermeidet zeit- und ressourcenaufwendiges Multitasking oder Parallel-Arbeiten.
Neben den agilen Werten helfen die agilen Prinzipien beim Ausüben agiler Arbeitsprozesse. Auch wenn das Einführen konkreter Methoden noch nicht im Team erfolgt ist, kann ein Umdenken und Verinnerlichen der Prinzipien – bereits angewendet im Rahmen täglicher Routineaufgaben – zu einem produktiveren Arbeitsfluss führen.
Regelmäßiger Austausch: Der regelmäßige Austausch untereinander sowie mit Auftraggebern oder Geschäftspartnern ist von großer Bedeutung. Nur wer offen, oft und ehrlich miteinander spricht und seine Vorstellungen, Wünsche oder Bedenken äußert, kann mit konstruktivem Feedback und erfreulichen Ergebnissen für alle Parteien rechnen. Man tauscht sich dabei auch über die Art und Weise der Kooperation aus und strebt die kontinuierliche Verbesserung der Zusammenarbeit an.
Iteration: Allgemein beschreibt Iteration einen Prozess des mehrfachen Wiederholens gleicher oder ähnlicher Handlungen zur Annäherung an eine Lösung oder ein Ziel. In der agilen Projektarbeit wird auf diese Weise schneller und besser mit Ungewissheiten und Veränderungen in komplexen Situationen umgegangen.
Feedback- und Fehlerkultur:
Dieses Video ist ein Auszug der Elucydate Online Trainings zum Thema "Agiles Arbeiten".
Fehler sind ein Bestandteil des Lernens und der Weiterentwicklung. Um diese als Chancen zu nutzen, gilt es, eine entsprechende positive Fehlerkultur zu etablieren. Das gelingt besonders gut, wenn regelmäßiges Feedback aus dem Team eingeholt wird.
Transparenz: Jeder im Team weiß über alle Arbeitsschritte, Pläne und Ziele Bescheid – sowohl über die eigenen, als auch die der anderen. Der Status Quo des Projekts wird regelmäßig besprochen und eventuelle Änderungen der Ziel-Vereinbarung mitgeteilt. Selbiges gilt für auftretende Probleme oder Hindernisse. Jeder ist auf dem gleichen Wissensstand der Dinge.
Visualisierung: Zum „Für alle Sichtbarmachen“ der Workflows oder Ziele für das gesamte Team, bietet sich die Verwendung eines White-Boards (auch Kanban-Tafel) an. Inzwischen gibt es auch zahlreiche Online-Plattformen mit entsprechenden Tools – nicht nur für räumlich getrennt voneinander arbeitende Teams kann das nützlich sein. So behält man den Überblick über bereits geleistete Arbeit und zukünftige To-Dos sowie den Fortschritt des Projekts.
Kontinuierliche Verbesserung: Das Streben nach Prozessoptimierung ist einer der Grundpfeiler im agilen Arbeiten. Agile Teams reagieren schneller auf Veränderungen, erkennen Fehler, versuchen daraus zu lernen und den bestehenden Workflow zu optimieren.
Ressourcen sparen: Mit jeder Prozessoptimierung sollte eine Einsparung von Ressourcen wie Zeit oder Geld einhergehen.
Kundennähe/Kundenfokus: In agilen Projekten spricht das Team direkt mit den Auftraggebern oder Partnern - am besten so oft wie möglich. Diese direkte Kommunikation beugt Missverständnissen und Verzögerungen im Projektablauf vor.
Fazit:
Erst wenn alle Unternehmensbereiche, von der Personal- über die Führungsetage bis hin zu jeder einzelnen Abteilung, “Agilität” – auf die jeweiligen Bedürfnisse angepasst – leben und Veränderungen gegenüber offen eingestellt sind, kann der Change-Prozess gelingen.