Die Prinzipien der schnellen Anpassung sind zwar komplex, hören sich aber komplizierter an, als man meint. Wie Ihre Denke und tägliche Arbeit schnell an Agilität und Flexibilität dazugewinnen, erfahren Sie hier.
Das Zeitalter der Digitalisierung bringt neue Herausforderungen mit sich. Jeder einzelne in unserer Gesellschaft wird mit einer Schnelllebigkeit konfrontiert, wie wir sie zuvor nicht kannten. Was heute als innovativ gilt, ist morgen vielleicht schon „Schnee von gestern“. Wir müssen also lernen, flexibler und zügiger auf Veränderungen zu reagieren und unseren Lebensstil anpassen. Agilität ist das Zauberwort.
In diesem Artikel geht es um das damit einhergehende „agile Projektmanagement“ als Wunderwaffe gegen klassische, veraltete Methoden. Von diesem etwas gehypten Begriff haben Sie vermutlich (nicht nur) im Jobumfeld schon des Öfteren gehört. Zu den derzeitigen Match-Winnern zählt, wer sich als Unternehmen am schnellsten an neue Anforderungen und sich verändernde Rahmenbedingungen anpasst. Prozesse wie Scrum, OKR oder Kanban helfen im Berufsalltag dabei, Projekte und Vorgehensweisen neu und effektiver zu organisieren und fordern gleichzeitig mehr Eigenverantwortung. Noch nie davon gehört? Kein Problem, denn die Grundsätze agilen Handelns sind einfach erklärt:
Es geht darum, auf Basis von vereinfachten, klar strukturierten und flexiblen Arbeitsabläufen schneller und effizienter ans Ziel zu gelangen. Auch, oder gerade dann, wenn das „Ziel“ oder „Endprodukt“ als solches noch nicht von Anfang an feststeht. Wir haben drei generelle Tipps zur schnellen Umsetzung zusammengestellt:
Tipp 1: Lernen Sie, richtig miteinander zu kommunizieren
Ein Meeting jagt das andere, der Terminkalender platzt aus allen Nähten – das kommt Ihnen bekannt vor? Wenn das komplette Team einmal in der Woche – oder im Monat – zusammensitzt um die laufenden Geschäftsprozesse und geplanten To-Dos zu besprechen, kann das schon einmal länger dauern. Effektiver im Sinne des Zeitmanagements ist es, kurze und regelmäßigere Meetings abzuhalten. Dafür bedarf es oftmals gar keiner großen Terminfindung oder eines Kalendereintrags. Der direkte und offene Austausch, das „Miteinander“ steht im Vordergrund. Beispielsweise könnte man jeden Tag zu einer bestimmten Uhrzeit für zehn Minuten zusammenkommen, um neueste Ergebnisse, Veränderungen oder Fortschritte auszutauschen und schnell Feedback zu erhalten.
Das Prinzip der ständigen Interaktion und damit einhergehenden Transparenz gilt für die Kommunikation der Mitarbeiter im Team sowie mit der Führungsebene und – fast noch wichtiger – mit dem Auftraggeber. Die Nähe zum Kunden wird oft unterschätzt. Doch weiß man exakt über dessen individuelle und sich womöglich im Laufe des Projekts ändernden Bedürfnisse und Wünsche Bescheid, wird das die Zusammenarbeit immens verbessern und zu einer raschen und zufriedenstellenden Zielerreichung auf beiden Seiten führen.
Tipp 2: Setzen Sie sich und ihrem Team realistische Ziele
Bleiben wir beim Thema Zielerreichung. In der klassischen Projektplanung wird eine Aufgabe im top-down-Prinzip, also von „oben nach unten“ delegiert. Das kann zu Missverständnissen und Frustration bei Nicht-Erfüllung führen. Effektiver ist es, gemeinsam im Team realistische Ziele mit eventuellen Schlüsselergebnissen, sogenannten key results, zu verknüpfen und mit einer bestimmten Deadline zu versehen. Nach Ablauf dieser Zeit kann das „endgültige“ Ziel womöglich schon überarbeitet worden sein. Mithilfe kurzer Planungs- und Feedback-Zyklen reagieren Sie weitaus flexibler auf Veränderungen.
Eine Visualisierung der verschiedenen Aufgaben und Ziele für das Team, wie sie etwa im Rahmen der Kanban-Methode mit Hilfe eines Boards zum Einsatz kommt, kann hier nützlich sein und Transparenz schaffen.
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Dabei kontrolliert sich jeder Mitarbeiter selbst und das Team entscheidet über erreichte oder noch zu erreichende Ziele. Es gibt keinen klassischen „Leiter“, die Mannschaft organsiert sich vielmehr selbst, was wiederum ein hohes Maß an Eigenverantwortung und Disziplin erfordert. Doch gerade das dürfte Ihre Mitarbeiter motivieren und sie „agiler“ werden lassen.
Tipp 3: Orientieren Sie sich an der Startup-Denke
Was die Aufgabenverteilung und generelle (zumeist weniger strukturierte bis gar nicht vorhandene) Projektplanung anbelangt, so sind Startups großen, erfolgreichen Unternehmen manchmal einige Schritte voraus. Statt seitenlange, ausführlich überarbeite und geprüfte Konzepte für eine bestimmte Projektplanung vorzuweisen, lohnt es sich umzudenken und etwas zu wagen – ganz nach dem Motto „learning by doing“. Es kann nicht schaden, bewährte Organisationsstrukturen einmal zu hinterfragen, auf den Kopf zu stellen und statt einem perfekten Endprodukt womöglich zunächst eine Art „Prototyp“ anzuvisieren.
Eine solche Herangehensweise liefert schnell (positive als auch negative) Resultate und beugt langen Reaktionszeiten vor. Zwischen-Ergebnisse können also schneller bewertet und analysiert werden. Sämtliche Prozesse sollten Sie so einfach und unkompliziert wie möglich halten. Diesen Ansatz vertritt übrigens die sogenannte „Lean Startup“-Methode im agilen Projektmanagement.
Wir halten also fest: Eine klare und kontinuierliche Kommunikation auf Augenhöhe, realistische und den äußeren Gegebenheiten anpassbare (Zwischen-) Ziele sowie ein Hauch mehr „learning by doing“ Mentalität verhelfen Ihnen und Ihrem Team zu mehr Agilität und Flexibilität in sämtlichen Anwendungs-Bereichen und optimieren nachhaltig die gesamte Organisationsstruktur.