Agiles Arbeiten im Unternehmen einzuführen und erfolgreich umzusetzen ist für viele Teams keine leichte Aufgabe. Der Einsatz von Kanban oder Scrum zur Prozessoptimierung und ein generelles Umdenken helfen weiter. Welche Tipps und Tricks gibt es noch? Wir haben mit einer Mitarbeiterin im Bereich Data Science- und AI-Beratung über Agilität im Unternehmen gesprochen.
Die Digitalisierung krempelt den Joballtag um. In Zeiten von Big Data und Künstlicher Intelligenz sind nicht nur Arbeitsprozesse und Kommunikationsverhalten im Wandel, sondern auch ganze Berufsbilder. So entstand vor wenigen Jahren beispielsweise das Jobprofil des Data Scientist, der sich (vereinfacht erklärt) mit der Analyse, der Methodik und Aufbearbeitung komplexer Datenmengen befasst. Charlotte Milaknis ist bei der Alexander Thamm GmbH als Daten-Wissenschaftlerin im Bereich Kundenberatung tätig und kennt sich mit modernen Arbeitsschemata und Prozessen aus. Wir haben sie zu ihren Erfahrungen und Tipps rund um das Thema "agiles Arbeiten im Unternehmen" befragt.
Stichwort Projektarbeit: Wie wichtig ist das Einführen agiler Prozesse und Methoden in Zeiten der digitalen Transformation?
Aus meiner Erfahrung heraus sind agile Methoden im Zuge der Digitalen Welt elementar wichtig. Die Welt verändert sich, somit müssen wir uns auch an die neue Welt mit unseren Arbeitsmethoden anpassen.
Agile Prozesse und Methoden haben durchaus viele Vorteile, jedoch sehe ich auch, dass man sie oftmals nicht einfach stupide der Reihe nach anwenden kann oder eher gesagt, dass man es muss. Für mich sind die Methoden eher Werkzeuge oder ein Baukasten, aus dem man sich bedienen kann, wenn es passt. Man sollte versuchen die Methoden sehr pragmatisch anzuwenden. Also sich die Bausteine so zusammenzubauen, wie es grade in das Projekt passt. Man sollte dabei auch nicht immer allzu streng sein und denken, dass man jetzt zu 100 Prozent jede einzelne Methode von Anfang bis Ende anwenden oder sich sogar nur für eine Methode entscheiden und dann dabeibleiben muss. Vor allem in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden sehe ich oftmals eher einen Mix aus agilen und klassischen Methoden.
Welche konkreten Erfahrungen haben Sie mit diesen agilen Methoden wie Kanban, Scrum oder ähnlichen Prozessen gemacht?
Ich habe Design Thinking in München studiert und gebe aktuell auch Workshops und Schulungen. Ein großer Bestandteil der Schulungen ist es, den Teilnehmern die Message zu vermitteln, dass es nicht immer notwendig ist, den Prozess von Anfang an und komplett durchzuarbeiten. Es reicht ofmals aus, sich die einzelnen Methoden oder Frameworks rauszuziehen, wenn man sie braucht. An einem Tag macht man dann eben ein Brainstorming zu einem Thema und an einem anderen Tag prototypt man eine Idee zu einem völlig anderen Thema. Eines meiner größten Erkenntnisse ist, dass diese Methoden nicht nur reine Methoden sind, die man anwendet, sondern sie bringen viel mehr einen bestimmen Mindset mit sich, der das gesamte Arbeiten verändert.
Apropos Mindset, was ist Ihre Definition von „Agilität“?
Agilität ist für mich eine Denk- und Handlungsweise, die einen konstanten Wandel beschreibt, die kein festgelegtes Ziel kennt und Umstellungsfähigkeit verlangt. Es ist vor allem auch das Gegenteil von Starrheit – also die Fähigkeit durch Veränderung nicht zu zerbrechen, sondern sogar stärker zu werden, zu lernen, sich zu wandeln. Man muss mit einer bestimmten Ungewissheit bzw. Unsicherheit leben können und offen sein, aus Fehlern zu lernen.
Vor allem sollte man die Fähigkeit mitbringen, sich an neue Gegebenheiten anzupassen. Anstatt immer einen Masterplan zu bauen, sollte man erstmal anfangen – und dann Step für Step schauen, wie man es weiterentwickelt und verbessert. Alles nach dem „Fail often and fast“ Prinzip. Agilität bedeutet für mich auch, eine Balance zu finden zwischen „sich an den Sachen zu bedienen, die schon gut funktionieren, aber trotzdem immer frisch und unvoreingenommen für neue Ideen und Lösungen zu sein.“
Auf welche Faktoren kommt es an, wenn man modern, agil, flexibel arbeiten möchte?
Meiner Meinung nach gibt es drei wichtige Faktoren, um Agiles Arbeiten zu ermöglichen:
Das Mindset des Teams: Da wären wir wieder beim Thema Mindset. Es reicht nicht aus, wenn nur einer oder zwei Teammitglieder versuchen, agil zu arbeiten. Das ganze Team muss mit den Methoden vertraut sein und vor allem müssen einzelne Rollen innerhalb der Teams klar definiert werden.
Die Rolle des Vorgesetzten: Als zweites spielt der Vorgesetzte eine wichtige Rolle. Er sollte seinen Mitarbeitern genug Freiraum für eigenständige Entscheidungen geben und zur gleichen Zeit sollten aber die Rahmenbedingungen klar abgesteckt werden, wie z.B. welche Tools man verwendet, wie man dokumentiert, wie viel Aufwand man reinstecken sollte und was genau erwartet wird. Es ist ein Zusammenspiel aus Freiheit und guter und klarer Leitung.
Die Arbeitsweise/ Der Arbeitsraum: Drittens müssen wir heutzutage mit unserer Arbeit viel schneller sein, reaktionsfreudiger und anpassungsfähiger. Vor allem müssen wir uns viel öfter mit unseren Kollegen austauschen. Deshalb ist der letzte, aber mindestens genauso wichtige Faktor, die Arbeitsumgebung und die Arbeitsräume: Wir benötigen viel öfters Meetings, welche meistens auch viel spontaner zustande kommen, als die lang vorausgeplanten Meetings früher. Ein guter Weg, um Austausch zu fördern, ist es, Elemente der räumlichen Gestaltung einfach wegzulassen – also Wände wegzulassen, um offenes Arbeiten zu ermöglichen.
Ihr persönlicher Tipp für mehr „Effektivität“?
Effektiv ist, wenn man das richtige Problem löst. Wir sehen immer wieder, dass Unternehmen oftmals zu schnell in den Lösungsraum springen, da sie denken, dass sie das Problem kennen oder keine Zeit hätten, um sich mit dem wirklichen Problem zu beschäftigen. Jedoch ist das der größte Fehler, den sie machen können. Denn was hilft einem ein gelöstes Problem, wenn es das falsche ist? Startups beispielsweise verwenden 80 Prozent ihrer Zeit, um ihre Kunden und ihre Bedürfnisse wirklich zu verstehen und nur 20 Prozent dafür, um Lösungen zu finden.
Effektiv ist auch, wenn man das richtige Ziel gefunden hat und auch weiß, wie man zu diesem Ziel kommt – vor allem die ersten Schritte und nicht nur die Letzten, um zum Ziel zu gelangen. Denn was wir öfters mitbekommen ist, dass Unternehmen gut darin sind, sich große Ziele zu definieren, ihnen jedoch die Methoden fehlen, um diese in kleinere Ziele herunter zu brechen.
Im Interview: Charlotte Milaknis