Erfolgreiche Teamarbeit im modernen Joballtag erfordert eine effektive Meeting- und Feedback-Kultur. Der direkte und offene Austausch steht im Vordergrund. Was gilt es zu beachten?
Die Art und Weise wie wir miteinander kommunizieren hat sich im Zuge des digitalen Wandels stark verändert. Messenger wie WhatsApp oder Facebook ermöglichen im privaten Umfeld den schnellen und unkomplizierten Austausch von Neuigkeiten. Im Joballtag aber neigt man noch immer dazu, lieber stundenlange ermüdende Meetings im zwei- bis dreiwöchigen Rhythmus abzuhalten, als sich kurz und regelmäßig upzudaten. Wirklich effizient ist das (meistens) nicht. Auch das schnelle Anpassen an Veränderungen fällt so schwerer. Doch genau solche Faktoren sind gefragt, wenn man heutzutage, egal ob als kleines Startup oder Großkonzern, auf dem Arbeitsmarkt ganz vorne mit dabei sein möchte. Es geht um Agilität. In diesem Zusammenhang werfen wir auch gerne mit jeder Menge Buzzwords um uns. Klassiker sind Scrum, Lean Management, Design Thinking oder Kanban. Diese und viele weitere ursprünglich aus der Softwarebranche stammenden Prozesse sollen Arbeitsmechanismen vereinfachen und besser strukturieren. Damit das überhaupt funktionieren kann, bedarf es einer effektiven Kommunikationsstrategie. Wir haben die wichtigsten Punkte zusammengefasst.
In der Praxis lassen sich diese relativ leicht in den Arbeitsalltag integrieren. Eine Möglichkeit bietet das Daily Stand-Up Meeting. Die Team-Mitglieder kommen einmal am Tag zu einem festen Zeitpunkt zusammen, um sich über den aktuellen Projekt-Status, To-Dos und auch eventuelle Störfaktoren im Workflow auszutauschen. Das Face-to-Face Aufeinandertreffen sollte kurz und knapp ausfallen – daher auch die Empfehlung, es im Stehen abzuhalten – und nur die für diesen Zeitpunkt wichtigsten und brisantesten Themen behandeln. Man kann sich gut am folgenden Leitsatz orientieren: So lang wie nötig, so kurz wie möglich. Das Meeting ist „time boxed“, also zeitlich begrenzt. So wird keine wertvolle Arbeitszeit und Energie vergeudet und wichtige Ressourcen werden gespart. Als Anhaltspunkt können 15 Minuten dienen. Räumlich getrennt voneinander arbeitende Teams können auf Video-Konferenzen ausweichen und nutzen entsprechende Online-Tools zur Echtzeit-Kommunikation.
Die Agenda-Punkte klärt man bereits vorab. So kann sich jeder Akteur kurz vorbereiten und darüber Gedanken machen, was vom restlichen Team an Input oder Informationen benötigt wird.
Es hilft, sich folgende drei Fragen vor Augen zu führen:
• Was habe ich seit gestern geschafft?
• Was werde ich heute tun?
• Welche Störfaktoren traten auf, was hat mich aufgehalten?
Im Rahmen der Scrum Methode ist dieses Modell als sogenannter „Daily Scrum“ bekannt. Das Get-together bietet eine Art Plattform, um den Informationsstand aller Beteiligten auf einen gemeinsamen, tagesaktuellen Level zu bringen. Auf Veränderungen äußerer Gegebenheiten wie etwa eine kurzfristige Planänderung seitens des Auftraggebers, kann auf diese Weise schnell reagiert werden.
Bei der Umsetzung hilft das Prinzip der Visualisierung. Oft erweisen sich bereits etablierte Werkzeuge, wie Task- oder White-Boards oder einfach klassische Tafeln hier als äußerst praktisch. Eine gute Orientierungshilfe bietet das Kanban-System.
In kürzester Zeit auf Veränderungen reagieren und lernen, sich anzupassen – so lautet die am weitesten verbreitete Definition von Agiliät. Transparenz und eine gute Feedback-Kultur spielen hier eine wichtige Rolle. Ein besseres Verständnis für die Aufgaben und Belange der Kollegen optimiert den gesamten Projektverlauf und stärkt außerdem den Team-Zusammenhalt.
…verfügt über alle wesentlichen Informationen, die das Projektziel, mögliche Hürden, den Zeitplan, Ressourcen oder Budgetgrenzen betreffen und teilt regelmäßig Updates zu Projektständen mit.
…weiß zum einen über die Prozesse und To-Dos der anderen Bescheid sowie auch, wer für welchen Task zuständig ist, wer um Rat oder Hilfe gebeten werden kann und welche Zuarbeit von wem erfragt werden darf.
…versucht, nicht zum Ziel führende oder zum Thema passende Beiträge während eines Meetings zu vermeiden. Ein zuständiger Moderator muss den Überblick behalten.
…gibt schnell ehrliches Feedback und hilft aktiv bei der Suche nach alternativen Lösungsmöglichkeiten bei eventuellen Problemstellungen mit.
„Was wollen wir erreichen?“ Das „wir“ steht im Vordergrund. Denn nur wer ein gemeinsames Ziel vor Augen hat, kann erfolgreich zusammenarbeiten. Agile Teams handeln und kommunizieren dabei auf Augenhöhe, die generelle Denkweise ist weniger an klassischen Hierarchien und Funktionen orientiert. Oft gibt es keinen einzelnen Projektleiter, vielmehr übernehmen alle Teilnehmer diese Rolle. Dabei ist ein hohes Maß an Eigenverantwortung und Selbstlernkompetenz gefragt. Das motiviert und wirkt sich zusätzlich positiv auf die Entwicklung des Team-Spirits und der Image-Bildung im gesamten Unternehmen aus.
Zur agilen Kommunikationsstrategie im Team zählen ein ständiger Austausch der wichtigsten Informationen, ein offenes Miteinander auf Augenhöhe und eine gute und ehrliche Feedback-Kultur.